4 consejos para organizar mejor tu tiempo (Cuadrante de Covey)

El tiempo es uno de los recursos más valiosos y limitados que tenemos. A veces se nos escapa de las manos y otras veces parece detenerse. Sobre todo esa sensación de que el tiempo se escapa aparece cuando tenemos muchas cosas que hacer tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida diaria. A veces parece que 24 horas al día no son suficientes para cubrirlo todo.

En este artículo te presentamos una herramienta muy útil y sencilla para administrar mejor tu tiempo, el cuadrante de Stephen Covey, autor del best seller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Esta teoría consiste en dividir las tareas teniendo en cuenta su grado de importancia y urgencia y, para ello,  propone un modelo de 4 cuadrantes donde englobar cada una de ellas:

	Urgente	No urgente
Importante	Q1	Q2
No importante	Q3	Q4

Por lo tanto, el cuadrante se divide en estos dos criterios para establecer las cuatro áreas donde se engloba cada una de las tareas: importante o no importante y urgente o no urgente.

¿Qué queremos decir con importante?

Es aquello que tiene relevancia para ti dentro de tu actividad diaria o en tu puesto de trabajo, es decir, es aquello que te aporta resultados y que está relacionado con lo que quieres conseguir y con tus metas. Por ejemplo, si estoy estudiando algo (curso, carrera, máster, etc.) una de las tareas importantes que tendría sería crear esquemas a partir de lo que leo.

Si no es importante significa que no tiene impacto directo en lo que tienes que conseguir o en lo que tienes que hacer, pero puede que lo tenga para otras personas de tu entorno.

¿Qué queremos decir con urgente?

La urgencia se mide por la rapidez que se necesita para realizar esta tarea. Básicamente, si algo es urgente tiene que hacerse ya, puesto que si se pospone no se podrá hacer o las consecuencias no serán buenas. Siguiendo con el ejemplo anterior, asistir a un examen es una tarea urgente, puesto que no podemos modificar la fecha en la que tiene lugar la prueba. Una tarea urgente en el trabajo podría ser algo tan simple como contestar al teléfono.

Los cuadrantes en detalle:

Q1. Importante y urgente:

También denominado como“Situación de apagafuegos”, “acaba-con-los-problemas-ya!” o “estrés, estrés, estrés”

En este cuadrante se encuentran las tareas que tienen que realizarse en el momento por su relevancia y porque no se puede modificar cuándo se pueden hacer: son las que tienes que realizar sí o sí. Por este motivo, las actividades localizadas aquí crean una sensación de urgencia y provocan que tengamos que centrarnos en ellas.

Normalmente son tareas que requieren mucho nivel de concentración, por este motivo, pueden crear altos niveles de estrés si te dedicas mucho tiempo a ellas o si estás constantemente en este cuadrante. Según el autor, no deberíamos estar constantemente en esta zona ya que es la que más estrés nos provoca. En su opinión, el cuadrante con el que nos deberíamos centrar es la “Importante y no urgente” o el Q2.

Q2. Importante y no urgente:

También le podemos llamar como el de “las tareas a largo plazo” o “los grandes proyectos relevantes”.

En él se encuadran las actividades que no se tienen que finalizar en el momento en el que se mandan, sino que requieren tiempo y desarrollo de las mismas. Engloba tareas estratégicas como la planificación, la formación, la investigación y las relaciones con tu entorno. Dicho de otra forma, se considera el cuadrante de la productividad.

Son las tareas en las que tendríamos que estar más centrados para conseguir un alto rendimiento a medio y largo plazo. Según Covey, este cuadrante es en el que tendríamos que estar la mayor parte del tiempo porque “trabajar en este cuadrante es la clave para aprender a gestionar tu tiempo de forma eficaz”.

Q3. No importante y urgente:

También le podemos llamar el cuadrante de “las pequeñas distracciones” o “lo relevante para los demás”

Se trata de tareas que se tienen que hacer en este momento a las que probablemente no tengamos que dedicar mucho tiempo pero que puede que sean relevantes para otros. Son actividades a las que no deberíamos dedicar mucho tiempo, pero que tenemos que realizar. Por ejemplo, una llamada inesperada, un compañero que nos pregunta algo, una visita imprevista, etc. Toda ellas son actividades que no podemos posponer y aunque no tengan relevancia directa para nuestro trabajo si la tienen para alguien más.

Si estamos constantemente en este cuadrante podemos tener la sensación de ser constantemente interrumpidos y puede tener repercusión en nuestra capacidad de concentración en tareas del cuadrante 2.

Q4. No importante y no urgente:

“El cuadrante de la procrastinación”

Hablar por WhatsApp, navegar por facebook, lectura de correos electrónicos irrelevantes o spam, levantarte a preparar un café… son acciones que no repercuten en nuestra productividad y que son una pérdida total de nuestro tiempo si se realizan de manera incontrolada. De todos modos, no hay que demonizar estas actividades, puesto que si se realizan de forma controlada durante nuestro horario de trabajo pueden funcionar como pequeños energizantes.  

¿Y esto cómo lo aplico a mi día a día?

1. Para empezar, piensa en las cosas que tienes que hacer o que haces durante un día normal de trabajo, incluyendo tiempo dedicado a tareas inesperadas y urgentes,  interrupciones y procrastinación (sí, eso también…).  

2. Una vez que tengas la lista preparada, piensa en el tiempo aproximado que le dedicas a cada una de ellas. ¿Son actividades breves, de una duración media o requieren preparación y planificación?

3. Después, ten en cuenta su importancia preguntándote lo siguiente:
• ¿Se puede posponer?
• ¿Se tiene que realizar en el momento en el que surge o en el que está programado y sólo en ese momento?

           Esto te ayudará a clasificarlas entre urgente o no urgentes.

4. Por último, piensa si estas actividades son relevantes para tu trabajo o no.

Si lo deseas, puedes utilizar la plantilla que compartimos en nuestro Pinterest.

Una vez tengas clasificadas tus tareas, céntrate en aquellas que se encuentre en el cuadrante 2, debido a que son las que realmente te aportan una alta productividad. De todos modos, siempre ten actividades en los otros 3 cuadrantes y recuerda que hay que llevarlas a cabo sin que sean las que toman la mayor parte de tu tiempo.

Según Covey, ser productivo “No es priorizar lo que aparece en tu horario, sino planificar tus prioridades”.